Ejemplos de asientos contables de retenciones

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Esta lección trata sobre la contabilidad de nóminas y las obligaciones del empleado y del empleador. Aprenderá a utilizar los asientos de nómina y a incorporar los números en los estados financieros, incluyendo las cuentas de resultados y los balances.

Contabilidad de nóminasLos asientos del diario de nóminas se utilizan para registrar los gastos de compensación relacionados con el empleador y las deducciones de los empleados. Estos asientos garantizan los asientos adecuados en la cuenta de resultados y en el balance. Las cuentas de resultados y los balances son estados financieros clave.

Tanto el empleador como el empleado tienen obligaciones y responsabilidades en materia de nóminas. A veces se comparten entre los dos, y otras veces pertenecen al empresario o al empleado. Por ejemplo, el FICA (Federal Insurance Contribution Act) consiste en los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, que son compartidos. Otros elementos que pueden ser compartidos son los seguros médicos o los planes de jubilación.

Gastos de nómina del empleadorEl empleador es responsable de ciertos gastos de nómina que no son obligación del empleado. Además de los sueldos y salarios, el empleador incurre en algunos o todos los siguientes gastos relacionados con la nómina. Las partidas anteriores son gastos de la cuenta de resultados. Como puede imaginarse, los gastos del empresario pueden ser muy importantes. En ocasiones, el coste de las prestaciones es compartido por el empresario y el trabajador. Las que pueden ser compartidas llevan la «parte del empleador» delante en la lista anterior. De nuevo, las obligaciones del empleador se consideran gastos en la cuenta de resultados. Deducciones de la nómina del empleadoEl importe de la nómina de un empleado es el resultado de la paga obtenida por el trabajo realizado menos las deducciones. Estas deducciones figuran como deudas en el pasivo corriente del balance. También se restan de la paga bruta para determinar la paga neta o el importe de la nómina. Posibles entradas de gananciasLas ganancias (salario bruto) incluyen: Posibles entradas deduciblesLas deducciones incluyen (pero no se limitan a): *No todos los empleados están obligados a pagar el impuesto sobre la renta estatal o el impuesto sobre la renta local. EjemploVamos a trabajar a través de un ejemplo ficticio para la tienda de elefantes, LLC, que tiene dos empleados. El ejemplo demuestra cómo calcular la paga bruta y neta, hacer asientos en el diario y determinar el impacto en la cuenta de resultados y el balance. Información sobre la nómina de la Tienda del Elefante, LLC

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¿Alguna vez has mirado tu nómina y te has preguntado dónde ha ido a parar todo el dinero? Bueno, no desapareció; el dinero se utilizó para contribuir con pagos financieros obligatorios y opcionales a diversas entidades.

La nómina puede ser uno de los mayores gastos y pasivos potenciales de una empresa. El pasivo de la nómina incluye los sueldos y salarios de los empleados, y las deducciones por impuestos, beneficios y contribuciones del empleador. En esta sección, explicamos estos elementos de la nómina y los asientos requeridos.

Como empleado que trabaja en una empresa, recibe una compensación por su trabajo. Esta retribución puede ser un sueldo mensual o un salario por horas pagado periódicamente. La cantidad ganada por el empleado antes de que se produzcan reducciones en la paga se considera ingreso bruto (paga). Estas reducciones incluyen deducciones involuntarias y voluntarias. El saldo restante después de las deducciones se considera renta neta (paga), o «paga para llevar». El salario neto es lo que los empleados reciben y depositan en sus cuentas bancarias.

Los impuestos federales, estatales y locales sobre la renta se consideran deducciones involuntarias. Los impuestos sobre la renta que se imponen son diferentes para cada empleado y se basan en su formulario W-4, el Certificado de Retención del Empleado. El empleado rellenará su estado civil, el número de asignaciones solicitadas y cualquier cantidad de reducción adicional. La empresa utilizará esta información para determinar el importe de la retención del impuesto federal sobre la renta de cada cheque. La retención del impuesto sobre la renta estatal también puede utilizar la información del W-4 o el certificado de retenciones del estado. Los importes de las retenciones del impuesto sobre la renta federal y estatal pueden establecerse con las tablas de impuestos publicadas anualmente por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) (véase la figura 12.15) y las oficinas del gobierno estatal, respectivamente. Sin embargo, algunos estados no exigen una retención del impuesto sobre la renta, ya que no imponen un impuesto estatal sobre la renta. Las obligaciones federales y estatales en materia de ingresos se mantienen en cuentas de pago hasta su desembolso a los organismos gubernamentales que administran el proceso de cumplimiento de los impuestos para su entidad gubernamental concreta.

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Las retenciones de la nómina incluyen las deducciones obligatorias y voluntarias autorizadas por cada empleado. Los importes retenidos representan pasivos, ya que la empresa debe pagar los importes retenidos a los terceros correspondientes. Los importes no representan gastos del empleador. El empresario simplemente actúa como intermediario, recogiendo el dinero de los empleados y pasándolo a terceros.

Deducciones obligatorias. Estas retenciones se efectúan en concepto de impuestos federales sobre la renta y, en su caso, de impuestos estatales y locales sobre la renta. Las cantidades retenidas se basan en los ingresos del empleado y en las retenciones designadas. Las retenciones se basan normalmente en el número de exenciones que el empleado reclama en su declaración de la renta, pero pueden ajustarse en función de la estimación del impuesto sobre la renta del empleado. El empleado debe rellenar un formulario W-4 que autoriza el número de retenciones antes de que la empresa pueda procesar la nómina. El empresario retiene los importes del impuesto sobre la renta en función de las desgravaciones designadas por cada empleado y de las tablas fiscales facilitadas por el gobierno. El empleador paga estas cantidades retenidas al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Además de los impuestos sobre la renta, el FICA exige una deducción de la paga de los empleados para los programas federales de prestaciones de la seguridad social y Medicare. Esta deducción suele denominarse impuestos FICA. Los impuestos FICA son retenidos por la empresa y se depositan junto con los impuestos federales sobre la renta en una institución financiera.

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Algunas empresas gastan parte de los salarios en el coste de los productos vendidos con una cuenta llamada mano de obra directa. Por ejemplo, una empresa de construcción gastaría todos los salarios relacionados con los trabajos abiertos como «mano de obra directa» y todos los salarios relacionados con los gastos generales como «sueldos y salarios». Al final del período, el importe de la mano de obra directa se traslada al coste de los bienes vendidos con un asiento de cierre. Este es un ejemplo de la entrada en el diario bajo este escenario:

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