¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas de mi empresa?

Hacienda es el organismo público encargado de los recursos que financian las actividades del Estado. Por lo tanto, obliga a los contribuyentes españoles a conservar los documentos fiscales de sus empresas. De esta manera, el área de contabilidad está en el deber de guardar las facturas, documentos y documentos oficiales.

Dentro de este contexto, sabemos que surgen muchas dudas, pero no tienes de qué preocuparte. Si eres autónomo o formas parte del área contable de un negocio no olvides conservar estos recibos, incluso los de servicios.

¿Por cuánto tiempo tengo que guardar mis facturas?

Facturas

El Código de Comercio español establece que los documentos relacionados con transacciones comerciales deben conservarse por un mínimo de seis años. Mientras que Hacienda determina que los contribuyentes tienen que guardar las facturas hasta su prescripción.

En otras palabras, serían cuatro años para documentos fiscales asociados al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Por su parte, los documentos asociados al Impuesto sobre la Renta (IRPF) tienen que conservarse durante cinco años. En cualquiera de los casos, resulta indispensable guardarlos por si Hacienda realiza inspecciones y para protección ante conflictos legales.

¿Cuáles son las facturas que debo conservar?

Básicamente, estas en el deber de guardar cualquier factura que hayas emitido a terceras personas o empresas. De la misma manera, tienes que conservar las facturas que hayas recibido. Por consiguiente, estas forman parte de los documentos fiscales que se exigen por la vía legal.

Además de ello, existen casos en los que los contribuyentes deben guardar los albaranes junto a su respectiva factura. No obstante, cabe destacar que si el documento posee todos los datos, no es necesario guardar los albaranes.

¿La Agencia Tributaria exige la conservación de facturas en papel?

AEAT facturas

En su portal web oficial, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) establece puntualmente lo siguiente: “los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación…”.

De esta manera, queda claro que la Agencia Tributaria, como se le conoce popularmente, no exige que las facturas se conversen obligatoriamente en formato físico. Es decir, si eres contribuyente no estás obligado a tenerlas en papel, sino pueden ser guardadas electrónicamente.

¿Puedo transformar mis documentos fiscales en papel a formato electrónico?

La Orden EHA / 962/2007 en su artículo 7 establece que los contribuyentes tienen la posibilidad de acceder a una digitalización certificada de sus documentos fiscales. En otras palabras, esto quiere decir que los obligados tributarios pueden convertir sus facturas en papel a un formato electrónico.

De igual manera, es posible transformar documentos sustitutivos y cualquiera que esté guardo en papel y tenga carácter de original. Por esta razón, puedes eliminar el papeleo de tus documentos.

Por supuesto, cabe destacar que tienes que dar garantía al inspector que tu copia digital es exacta a la original en papel. En este sentido, la Agencia Tributara cuenta con un software donde los interesados pueden hacer la digitalización de sus certificados sin problema.

Esta opción y alternativa de digitalización está pensada principalmente para aquellos contribuyentes que están comenzando. Además de ello, para los grandes negocios que tienen volumen importante en facturas.

¿Existe probabilidad de guardar los documentos por un tiempo superior?

Como mencionamos anteriormente, los períodos para conservar las facturas oscilan entre los siete, cinco y cuatro años. Sin embargo, existen excepciones que obligan a los contribuyentes a guardar los documentos fiscales por un tiempo superior.

Por ejemplo, las facturas de inmovilizados no deben destruirse cuando se están practicando amortizaciones. De igual manera, los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades tienen que conservarlas por un plazo más amplio cuando aplican compensación de bases imponibles negativas.

En este contexto, se establece que el plazo de compensación es de diez años desde que se produce el resultado negativo. Esto de acuerdo al artículo 26 de la Ley 27/2014 del 27 de noviembre del Impuesto sobre Sociedades.

Por lo tanto, la empresa está implicada en justificar con documentación el origen del resultado en todos los ejercicios que aplican compensación. Por supuesto, esto depende de los requerimientos de la Agencia Tributaria. Mientras que cuando Hacienda lo requiera, exigen la presentación de libros y registros de las facturas originales.

Es importante destacar que la práctica de deducción está condicionada para que el contribuyente disponga del justificante físico del gasto. Por el contrario, la administración practicará una liquidación complementaria y hace pagar las deducciones sin derecho.

En conclusión, como contribuyente español debes tener presente que tienes que conservar cualquier factura, sea emitida o recibida. Los tiempos para guardarlas varían desde cuatro, cinco y hasta seis años. Por supuesto, hay excepciones en las que el plazo es superior. Por otra parte, es importante resaltar que puedes guardar estos documentos fiscales tanto en formato físico, o sea papel, o formato electrónico. No existe distinción ni problema, siempre y cuando las copias digitales sean exactas al documento original.

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