Documentos escritos utilizados en la empresa

objetivo de los documentos empresariales

El mundo de la escritura empresarial puede parecer vasto. Cada oficina parece tener variaciones de documentos, cada uno con sus plantillas personalizadas y su enfoque de la industria. Los distintos escenarios requieren distintas formas de redacción empresarial. Sin embargo, los innumerables documentos pueden destilarse en cuatro categorías principales de estilo.

Cada categoría tiene su objetivo general. En función del objetivo, cada uno de los numerosos documentos empresariales se encuadra en estos cuatro grandes segmentos.  Comprender estas divisiones conceptuales le ayudará a orientar sus decisiones sobre la elección del documento y su objetivo.

Este tipo de documento debe desglosar un proceso en pasos que sean comprensibles para el lector. El documento escrito debe tener en cuenta los conocimientos del lector sobre el área, el alcance de la tarea y, al mismo tiempo, integrar las variaciones o los posibles problemas.

Cuando la gente piensa en la escritura empresarial, suele pensar en la categoría de escritura persuasiva. Estos documentos se asocian generalmente a las ventas. La escritura persuasiva puede ser directa, centrada en un punto concreto, o indirecta, centrada en el desarrollo de la relación con el cliente.

plan de negocios

Aunque el formato de la escritura ha cambiado, la gente escribe tanto (o más) que antes. Escribir con eficacia permite expresar las ideas con claridad y coherencia, y es una parte esencial de la correspondencia con los demás en el trabajo.

La mayoría de los puestos de trabajo exigen escribir: correos, cartas, memorandos, informes, análisis, resúmenes de proyectos, descripciones de productos, y la lista continúa. La capacidad de escribir bien es esencial para obtener un empleo (piense en los currículos y las cartas de presentación), para desempeñar el trabajo y para ser promovido. Quienes no escriben bien y cometen errores evidentes de gramática, ortografía y puntuación están en desventaja en el mundo empresarial. Para preservar su imagen profesional, asegúrese de que su escritura es lo más eficaz posible siguiendo estas pautas:

Antes de empezar a escribir, conozca el propósito para el que está escribiendo y lo que quiere que consiga su documento. A medida que escriba, tenga presente su objetivo principal (incluso puede escribirlo en la parte superior del documento y consultarlo a lo largo del proceso de redacción, si es necesario; puede borrarlo cuando haya terminado el borrador inicial), y no se desvíe nunca de él. Sin embargo, si en el transcurso de la redacción descubres que tu enfoque ha cambiado, no pasa nada. Simplemente, asegúrate de revisar tu escrito según sea necesario para reflejar tu nuevo propósito con el fin de mantener un documento claro y coherente.

tipos de documentos laborales

Todas las empresas utilizan documentos escritos para realizar su trabajo. La primera regla del éxito es seguir las normas de la organización, tanto explícitas como implícitas. Presta atención a cómo utilizan los demás los distintos documentos. La primera vez que realices un documento, es útil pedir una muestra. Fíjate bien en los detalles e intenta escribir como lo hacen tus colegas de profesión.

El destinatario utilizará la línea de asunto para determinar la relevancia e importancia de tu mensaje. Proporcione un resumen breve, claro y completo del contenido del correo electrónico. El lector debe saber de qué trata el correo electrónico sin necesidad de abrirlo.

Las copias carbón y ciegas se utilizan para incluir en un correo electrónico a personas que necesitan conocer la correspondencia pero que no son responsables de las acciones que se tratan. No se espera que respondan al correo electrónico.

Utilice la opción «CCO» con precaución. En general, se considera de mala educación, e incluso poco ético, enviar un correo electrónico sin revelar quién recibirá el mensaje. Sin embargo, esta herramienta puede utilizarse adecuadamente para crear una copia de archivo o para evitar una larga lista de direcciones «CC» cuando se envía un mensaje a muchas personas a la vez. También es apropiado para asegurar la privacidad de quienes reciben un correo electrónico masivo.

¿cuáles son los tres tipos de documentos empresariales?

Recuerdo un momento al principio de mi carrera, antes de la destilación, en el que entregamos un informe al director financiero de una empresa pública a las 8 de la tarde después de una marcha de la muerte de un par de días. El informe en sí contenía buenas noticias, pero la línea de asunto del correo electrónico que lo entregaba hacía referencia a una (relativamente) pequeña mala noticia.

Entonces, quiero argumentar que hay que hacer el trabajo «hacia arriba», es decir, que hay que empezar con la recopilación de datos, la investigación y el análisis necesarios para averiguar las ideas y los puntos importantes que hay que transmitir, antes de exponerlos de forma lógica en un documento y, a continuación, resumirlos en una historia que se transmita en una presentación (siempre hay que presentar):

PERO, no se envían los datos en bruto, luego el documento y, por último, se hace una presentación. La presentación es «descendente»: primero se cuenta la historia, luego se presenta el documento para que sirva de referencia y acción, y se proporcionan los datos subyacentes en forma de apéndice para el lector interesado:

Esto se aplica no sólo a la estructura general del documento, como se ha indicado anteriormente, sino también al formato de las secciones. Viñetas, subtítulos, texto en negrita, diagramas. Son tus amigos.

Deja un comentario