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Gestión de documentación jurídica y empresarial: ¿qué es y por qué es importante?

La gestión de documentación jurídica y empresarial se refiere a la organización, almacenamiento y acceso a los documentos legales y comerciales que una empresa genera durante su operación. Este tipo de documentación incluye contratos, actas ,de reuniones, informes financieros, registros fiscales, entre otros.

La gestión adecuada de estos documentos es fundamental para el buen funcionamiento de una empresa, ya que permite cumplir con las normativas legales establecidas por las autoridades competentes en cada país. Además, una buena gestión documental puede ayudar a reducir costos al minimizar el tiempo dedicado a buscar información importante o duplicar trabajo ya realizado.

¿Qué implica la gestión documental?

La gestión documental implica varios procesos que se realizan desde la creación del documento hasta su eliminación. Veamos cada uno:

• Creación: En este proceso se establecen los parámetros para la elaboración del documento, como el formato requerido y los datos necesarios.
• Captura: Una vez creado el documento, se procede a su digitalización o escaneo para poder almacenarlo electrónicamente.
• Categorización: Es importante clasificar cada documento según su contenido para facilitar su búsqueda posteriormente. Por ejemplo, un contrato puede categorizarse como «contrato laboral» o «contrato comercial».
• Almacenamiento: Los documentos deben ser almacenados en un lugar seguro, preferiblemente en la nube para garan,tizar su acceso desde cualquier dispositivo y evitar pérdidas.
• Acceso: Para que la gestión documental sea efectiva, es importante contar con herramientas que permitan el acceso rápido y sencillo a los documentos almacenados. Esto puede lograrse mediante un sistema de búsqueda por palabras clave o por categorías previamente establecidas.
• Eliminación: Una vez que el documento ha cumplido su ciclo de vida útil, debe ser eliminado según las normativas legales establecidas.

Beneficios de una buena gestión documental

A continuación, enumeramos algunos beneficios importantes de la gestión adecuada de documentación empresarial y jurídica:

• Cumplimiento legal: La gestión documental permite cumplir con las regulaciones legales en cuanto a la conservación y protección de información relevante para la empresa.
• Ahorro de tiempo: Al tener una buena organización y fácil acceso a los documentos, se reduce el tiempo dedicado a buscar información importante.
• Ahorro de espacio: La digitalización de documentos permite reducir el espacio físico requerido para almacenarlos. Esto puede ser especialmente útil en empresas pequeñas o con poco espacio disponible.

<,li>Más seguridad: Al contar con copias digitales y backups en línea, se reduce el riesgo de pérdida o deterioro irreparable del documento original.

Gestión documental jurídica específica

En el caso de la gestión documental jurídica, existen algunas particularidades a tener en cuenta:

• Confidencialidad: Algunos documentos legales pueden requerir un nivel alto de confidencialidad. Es importante establecer medidas de seguridad que garanticen este aspecto.
• Auditoría: Los documentos legales deben estar disponibles para ser auditados por las autoridades correspondientes en cualquier momento. La gestión documental adecuada permite cumplir con esta normativa sin retrasos ni inconvenientes.
• Tiempos límite: En algunos casos, los documentos legales tienen tiempos límite para su elaboración o presentación ante las autoridades competentes. Una buena gestión documental puede ayudar a cumplir con estos plazos sin problemas.

Herramientas para la gestión documental

Existen varias herramientas y sistemas que pueden ayudar a implementar una buena gestión documental en una empresa. Algunas de ellas son:

• Sistemas de gestión electrónica de documentos (GED):, Estos sistemas permiten digitalizar, almacenar y acceder a documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
• Sistemas de gestión empresarial (ERP): Además de incluir funcionalidades relacionadas con la contabilidad y finanzas, estos sistemas también permiten gestionar la documentación interna y externa del negocio.
• Herramientas colaborativas en línea: Plataformas como Google Drive o Dropbox permiten almacenar y compartir archivos en línea, lo que puede ser especialmente útil para empresas con equipos de trabajo remotos.

Consejos para una buena gestión documental

Finalmente, dejamos algunos consejos prácticos que pueden ayudar a implementar una buena gestión documental:

• Establecer políticas claras: Es importante definir desde el inicio los procedimientos, roles y responsabilidades relacionados con la gestión documental.
• Categorizar adecuadamente: La clasificación correcta de los documentos es fundamental para poder encontrarlos fácilmente cuando se necesiten.
• Digitalizar todo lo posible: La digitalización permite reducir costos y espacio físico requerido. Además, facilita el acceso a los documentos desde cualquier lugar.

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• Mantener backups actualizados: Los backups deben realizarse regularmente para evitar pérdidas irreparables de información importante.
• Mantener la seguridad: Es necesario garantizar medidas de seguridad adecuadas para mantener la privacidad y confidencialidad de la información contenida en los documentos empresariales y jurídicos.

Conclusión

En resumen, la gestión documental jurídica y empresarial es un proceso fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Implementar una buena gestión documental puede ahorrar tiempo y dinero, mejorar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento legal necesario. Con herramientas digitales disponibles hoy en día, es más fácil que nunca implementar un sistema de gestión documental adecuado y efectivo.