Herramientas digitales que facilitan el seguimiento y control del trabajo con proveedores

La gestión de proveedores es una tarea clave en la administración empresarial. Mantener una buena relación con ellos, realizar un seguimiento regular y evaluar su d,esempeño son tareas fundamentales para garantizar el éxito de cualquier empresa. Sin embargo, hacerlo manualmente puede ser una tarea tediosa y propensa a errores humanos. Afortunadamente, existen herramientas digitales que pueden simplificar todo este proceso.

Tipos de herramientas:

1. Software de gestión de compras: Este tipo de software permite gestionar todo el proceso de compra desde la solicitud hasta el pago a proveedores. Permite automatizar procesos como la generación automática de órdenes de compra, la recepción e inspección de los bienes y servicios adquiridos, y la generación automática del pago al proveedor.
2. Plataformas electrónicas: Estas plataformas permiten a las empresas publicar sus necesidades y recibir ofertas de múltiples proveedores. De esta manera, se puede obtener una mayor oferta y, por tanto, unas mejores condiciones económicas.
3. Herramientas colaborativas: Están diseñadas para mejorar la colaboración entre los diferentes departamentos implicados en el proceso de compra: compras, finanzas, logística, etc. Permiten compartir información en tiempo real sobre los pedidos realizados o recibidos.
4. Sistemas de evaluación: Permiten medir el desempeño del proveedor basándos,e en una serie de indicadores previamente definidos. Esta información es valiosa para mejorar la relación con el proveedor y, a su vez, para mejorar el rendimiento de la empresa.

Software de gestión de compras

Los programas de gestión de compras son una excelente herramienta para automatizar los procesos de compra y garantizar un seguimiento más eficiente del trabajo con proveedores. Además, permiten reducir errores humanos y ahorrar tiempo y recursos.

Entre las funciones que ofrecen estos programas podemos destacar:

• Gestión de solicitudes: Permite gestionar todas las solicitudes de bienes o servicios que se necesiten comprar por parte de la empresa.
• Gestión de órdenes de compra: Una vez aprobada la solicitud, se genera automáticamente una orden de compra que se envía al proveedor.
• Gestión del inventario: Permite llevar un control exhaustivo del stock disponible en cada momento.
• Gestión financiera: Controla todos los movimientos financieros relacionados con la compra (facturas recibidas, pagos realizados, etc.).
• Gestión del ciclo completo: Permite gestionar todo el proceso desde la solicitud hasta el pago al proveedor.

<,p>A continuación, vamos a detallar algunas herramientas recomendadas dentro del software de gestión de compras:

SAP Ariba

SAP Ariba es probablemente uno de los programas más populares en cuanto a software ERP (Enterprise Resource Planning) para la gestión de compras. Ofrece una suite completa de soluciones que abarcan todo el proceso de compra desde la solicitud hasta el pago al proveedor.

Entre las funciones que ofrece SAP Ariba, podemos destacar:

• Gestión de solicitudes: Permite gestionar todas las solicitudes de bienes o servicios que se necesiten comprar por parte de la empresa.
• Gestión de órdenes de compra: Una vez aprobada la solicitud, se genera automáticamente una orden de compra que se envía al proveedor.
• Gestión del inventario: Permite llevar un control exhaustivo del stock disponible en cada momento.
• Gestión financiera: Controla todos los movimientos financieros relacionados con la compra (facturas recibidas, pagos realizados, etc.).
• Gestión del ciclo completo: Permite gestionar todo el proceso desde la solicitud hasta el pago al proveedor.

Coupa Procurement

Otra herramienta popular entre los programas de ,gestión de compras es Coupa Procurement. Es especialmente útil para empresas con necesidades complejas y multisede ya que permite realizar compras a nivel global con una sola plataforma.

Entre las funciones que ofrece Coupa Procurement podemos destacar:

• Evaluación automática de precios: El software permite evaluar automáticamente los precios ofrecidos por diferentes proveedores para un mismo producto o servicio.
• Evaluación automática del riesgo: El software permite evaluar automáticamente el riesgo de cada proveedor en términos de solvencia, cumplimiento normativo, etc.
• Pagos internacionales: Permite realizar pagos a proveedores en diferentes monedas y ubicaciones geográficas.

Plataformas electrónicas

Otra opción para facilitar el seguimiento y control del trabajo con proveedores son las plataformas electrónicas. Estas plataformas permiten a las empresas publicar sus necesidades y recibir ofertas de múltiples proveedores. Este sistema aumenta la competencia entre los proveedores y garantiza unas mejores condiciones económicas.

Entre las funciones que ofrecen estas plataformas podemos destacar:

• Solicitud de cotizaciones: Permite solicitar cotizacion,es a diferentes proveedores.
• Puja inversa: Los proveedores pueden hacer ofertas públicas de precios más bajos para optar por un contrato específico.
• Listado de proveedores: Permite tener una lista actualizada de todos los proveedores disponibles en la plataforma.

A continuación, vamos a detallar algunas herramientas recomendadas dentro de las plataformas electrónicas:

Ariba Network

Ariba Network es una plataforma electrónica líder en el mercado mundial. Ofrece una amplia gama de productos y servicios relacionados con la gestión empresarial y la cadena de suministro.

Entre las funciones que ofrece Ariba Network podemos destacar:

• Negociación de contratos: Permite negociar los términos y condiciones del contrato con el proveedor.
• Plataforma de comercio electrónico: Permite realizar compras directamente a través de la plataforma.
• Gestión financiera: Controla todos los movimientos financieros relacionados con la compra (facturas recibidas, pagos realizados, etc.).

TradeShift

Otra herramienta popular entre las plataformas electrónicas es TradeShift. Es especialmente útil para empresas que buscan una ,solución completa de gestión empresarial en línea.

Entre las funciones que ofrece TradeShift podemos destacar:

• Gestión de facturas: Permite gestionar todas las facturas recibidas y emitidas por la empresa.
• Gestión de órdenes de compra: Una vez aprobada la solicitud, se genera automáticamente una orden de compra que se envía al proveedor.
• Gestión del ciclo completo: Permite gestionar todo el proceso desde la solicitud hasta el pago al proveedor.

Herramientas colaborativas

Otra opción para facilitar el seguimiento y control del trabajo con proveedores son las herramientas colaborativa,s. Están diseñadas para mejorar la colaboración entre los diferentes departamentos implicados en el proceso de compra: compras, finanzas, logística, etc. Permiten compartir información en tiempo real sobre los pedidos realizados o recibidos.

A continuación, vamos a detallar algunas herramientas recomendadas dentro de las herramientas colaborativas:

Slack

Slack es una herramienta de mensajería instantánea que permite crear canales de comunicación entre los diferentes departamentos implicados en el proceso de compra. De esta manera, se puede compartir información en tiempo real y tomar decisiones más rápidamente.

Entre las funciones que ofrece Slack podemos destacar:

• Canales de comunicación: Permite crear canales específicos para cada proyecto, departamento o tema.
• Mensajería instantánea: Permite enviar mensajes a cualquier miembro del equipo en tiempo real.
• Integraciones con otras herramientas: Slack se integra perfectamente con otras herramientas como Google Drive, Trello o Salesforce.

Trello

Trello es una herramienta de gestión visual que permite organizar tareas y proyectos en tableros. Cada tarea se representa por una tarjeta que puede ser movida entre, diferentes columnas según su estado (pendiente, en progreso, completado).

Entre las funciones que ofrece Trello podemos destacar:

• Gestión visual de tareas: Permite organizar tareas y proyectos en tableros visuales.
• Asignación de responsabilidades: Permite asignar responsabilidades a los diferentes miembros del equipo.
• Límites temporales: Permite fijar límites temporales para cada tarea o proyecto.

Sistemas de evaluación

Finalmente, los sistemas de evaluación son una herramienta fundamental para medir el desempeño del proveedor y mejorar la relación con él.

A continuación, vamos a detallar algunas herramientas recomendadas dentro de los sistemas de evaluación:

Scorecarding

El Scorecarding es un sistema que permite medir el desempeño del proveedor basándose en una serie de indicadores previamente definidos. Esta información es valiosa para mejorar la relación con el proveedor y, a su vez, para mejorar el rendimiento de la empresa.

Entre las funciones que ofrece Scorecarding podemos destacar:

• Evaluación del desempeño: Permite evaluar el desempeño del proveedor basándose en una serie de indicadores previamente d,efinidos.
• Análisis comparativo: Permite comparar diferentes proveedores según su desempeño.
• Mejora continua: Ayuda a identificar áreas de mejora para el proveedor y establecer planes de acción.

AuditFlow

Otra herramienta popular entre los sistemas de evaluación es AuditFlow. Es especialmente útil para empresas que necesitan evaluar a sus proveedores en términos financieros o normativos.

Entre las funciones que ofrece AuditFlow podemos destacar:

• Evaluación financiera: Permite evaluar la solvencia financiera del proveedor.
• Evaluación normativa: Permite evaluar el cumplimiento normativo del proveedor.
• Gestión de auditorías: Permite programar y realizar auditorías a los proveedores.

Conclusión

En resumen, la gestión de proveedores es una tarea clave en la administración empresarial. Hacerlo manualmente puede ser una tarea tediosa y propensa a errores humanos. Afortunadamente, existen herramientas digitales que pueden simplificar todo este proceso. Desde software de gestión de compras hasta plataformas electrónicas, pasando por herramientas colaborativas y sistemas de evaluación, hay muchas opciones disp,onibles para facilitar el seguimiento y control del trabajo con proveedores.

Cada empresa debe analizar sus necesidades específicas para elegir las herramientas más adecuadas para su negocio. En cualquier caso, estas herramientas son una excelente inversión para mejorar la eficiencia y productividad del equipo encargado de la gestión de proveedores.