Comunicacion de cambio de titularidad de actividades

Estrategias para comunicar el cambio

La facilitación del cambio, también conocida como gestión del cambio, es el núcleo de la transición de servicios de ITIL®. La madurez de la organización depende de lo bien que facilite las solicitudes de cambio (CR) en respuesta a los requisitos del usuario final, técnicos, funcionales o de negocio más amplios.

ITIL proporciona un marco de referencia eficaz para llevar a cabo actividades de habilitación y gestión del cambio. En este artículo, hablaremos de las principales funciones y responsabilidades que conlleva la gestión del cambio según las directrices de ITIL. Incluso si no se adhiere al marco ITIL, estos roles ayudan a clarificar sus procesos de gestión del cambio.

Es el equipo que controla el ciclo de vida del cambio en todos los procesos, tal como se especifica en la función de Transición del Servicio de ITIL. El Consejo Asesor de Cambios involucra a miembros de alto nivel de diferentes dominios, incluyendo seguridad de la información, operaciones, desarrollo, redes, service desk y relaciones comerciales, entre otros.

El ECAB es un órgano más pequeño dentro del CAB que se ocupa específicamente de los cambios de emergencia. (Los cambios de emergencia son uno de los tres tipos de cambio según ITIL). Cuando se plantea la solicitud de cambio de emergencia, el gestor de cambios debe realizar un análisis y una evaluación exhaustivos antes de tomar una decisión junto con el CAB.

Cómo comunicar el cambio a las partes interesadas

El cambio puede ser difícil. Es posible que lo experimente cuando intente romper un mal hábito o empezar uno mejor. Alterar su comportamiento o sus rutinas suele requerir un esfuerzo adicional, al menos al principio. El cambio organizativo -como las fusiones y adquisiciones, la reestructuración y los ajustes de los procesos organizativos- no es diferente.

No es de extrañar entonces que muchos esfuerzos de cambio organizativo fracasen. No sólo estás tratando de evolucionar tus propios enfoques y hábitos, sino de convencer a los demás de que cambien los suyos. Esta falta de habilidades para la gestión del cambio puede dificultar la ejecución de las iniciativas organizativas, por lo que es importante que los directivos desarrollen las competencias necesarias para dirigir a sus equipos durante los períodos de transformación.

De hecho, un estudio de Gartner muestra que sólo el 34 por ciento de todas las iniciativas de cambio emprendidas por las empresas terminan con un éxito claro. Por otro lado, el 16 por ciento obtiene resultados mixtos, lo que equivale al 50 por ciento de todas las iniciativas de cambio que fracasan.

Dado que el cambio organizativo suele ser difícil de implementar, es importante tener en cuenta las habilidades de gestión necesarias para cultivar el éxito. La comunicación eficaz, en particular, desempeña un papel fundamental para hacer posible el cambio organizativo.

Ejemplos de sentido de pertenencia

Facilitar cualquier cambio significativo dentro de una organización puede ser un reto. En las grandes empresas, en particular, puede ser aún más complicado porque hay muchos equipos diferentes que se verán afectados por cualquier nuevo procedimiento operativo. Por eso, para que el cambio tenga éxito, hay que abordar y trabajar todas las posibles consecuencias.

Mantener una comunicación unificada, abierta y coherente es el factor más importante para ayudar a su equipo a navegar por las turbias aguas de la gestión del cambio, así que no descuide la elaboración de un plan de comunicación integral.

Lo cierto es que la vida misma consiste en adaptarse al cambio. Esta verdad universal es tan aplicable al mundo empresarial como a las interacciones sociales cotidianas. A medida que la tecnología avanza a un ritmo cada vez más rápido, se espera que las empresas mantengan el ritmo y se adapten a las condiciones cambiantes del mercado para sobrevivir. Si se quedan atrás, se exponen a perder una importante ventaja competitiva sobre sus rivales.

Ya en 2011, la Harvard Business Review afirmaba que la adaptabilidad a los cambios dentro de una organización era la nueva ventaja competitiva. Esto es aún más cierto hoy en día, ya que una nueva métrica, el Coeficiente de Adaptabilidad, se utiliza ahora ampliamente para medir la capacidad de una organización o individuo para adaptarse a un panorama empresarial en evolución. Con el tiempo, se ha demostrado que una organización puede adoptar e impulsar el cambio o arriesgarse a caer en la oscuridad.

Actividades de formación sobre la propiedad

Las organizaciones que atraviesan un proceso de cambio se centran naturalmente en el proyecto que se está llevando a cabo, es decir, en lo que hay que hacer y cuándo hay que completar el plan de acción. A menudo no piensan tanto en lo que la gente tiene que hacer de forma diferente para lograr los resultados deseados. Sin embargo, la mayoría de los cambios organizativos no tendrán éxito si los empleados no adoptan de algún modo nuevas formas de trabajar.

La comunicación del cambio es el componente informativo de la estrategia de gestión del cambio que ayuda a las partes interesadas a entender qué está cambiando y por qué, y cómo les afectará específicamente. Proporciona mensajes y materiales oportunos alineados con los hitos clave, garantiza que las partes interesadas reciban información coherente sobre lo que es importante para ellas y ofrece un mecanismo para compartir opiniones y hacer preguntas.

Tanto si se trata de cambiar la tecnología, las prácticas empresariales, el liderazgo o una combinación de cosas, la comunicación de la gestión del cambio es esencial para ayudar a las personas a pasar de donde están hoy al «estado futuro» deseado.

La Norma para la Gestión del Cambio define un proceso de varias fases que los gestores del cambio profesionales utilizan para pensar, planificar y ejecutar el cambio organizativo. El enfoque es informativo mientras piensa en crear su plan de comunicación para apoyar un cambio.

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